Diseño, WordPress | 26 de marzo de 2014

Un pequeño experimento para reducir las reuniones innecesarias

No me gustan las reuniones, por lo menos las presenciales. La mayor parte del tiempo creo que son una pérdida de tiempo, que lo mismo que se expresa en una reunión puede igualmente ser compartido mediante correo electrónico, una conversación por chat o a través de una video llamada por Skype o Hangout.

Pero vivo en Chile. No sé cómo será donde estás leyendo esto, pero acá a la gente le encanta reunirse aunque sea por cosas muy mínimas y, lo pero de todo, las reuniones suelen ser bastante largas. He estado en reuniones de 2 horas sin llegar a conclusiones concretas.

Ok, no todas las reuniones son así, he tenido reuniones muy interesantes y que valen completamente la pena, de esas que duran 20 minutos, bastante concretas, creativas y productivas.

Reuniones de evaluación

Cuando ya estoy trabajando en un proyecto con un cliente a veces es necesario reunirse, no tengo ningún problema con ello. Con Christian, uno de mis clientes frecuentes, solemos reunirnos una o 2 veces por proyecto, para revisar avances y definir los caminos a tomar para alcanzar los objetivos. Son reuniones justificadas y bastante positivas.

Las reuniones que trato de evitar tanto como sea posible son las reuniones de evaluación.

No sé si a ti te ha pasado pero yo he recibido con bastante frecuencia correos de este tipo:

«Hola Francisco, quisiera que pudieras hacer un presupuesto para rediseñar mi sitio. Por favor dime cuando puedes venir a mi oficina para darte más detalles.»

El siguiente paso en en este caso sería coordinar una fecha, una hora e ir a su oficina para recibir, en muchas ocasiones, una larga explicación del tipo de productos que la empresa ofrece, y finalmente descubrir que no tienen idea de lo que quieren o por qué desean rediseñar el sitio web.

De este modo, dado que mi casa/oficina queda a una hora del centro de la capital, ya se han invertido por lo menos 2 horas de tiempo para reunirme con un cliente que no tiene las cosas claras y que ni siquiera sé aún si está dispuesto a pagar al costo de mi trabajo.

Un simple formulario

Para evitar este tipo de reuniones y para asegurarme de realizar cotizaciones acotadas de acuerdo a las necesidades del cliente, he creado un simple formulario en donde realizo al cliente las mismas preguntas que le haría en persona.

De este modo para poder responder a su solicitud de cotización le pido que primero llene el formulario y luego, si el precio le parece adecuado, podemos reunirnos para afinar detalles, firmar el contrato y comenzar a trabajar.

El formulario luce más o menos así:

Solicitud diseño 1
Primera pantalla del formulario
Solicitud diseño 2
Esta pantalla se muestra en caso de que deseen rediseñar un sitio
Solicitud diseño 3
Esta pantalla se muestra en caso de que quieran crear un sitio desde cero
Solicitud diseño 4
Esta es la última pantalla preguntando por su presupuesto

Al solicitarle llenar el formulario aseguro varios puntos:

  • Me aseguro de que el cliente tenga claro el objetivo de su sitio web y, aunque no lo tenga, por lo menos hago que reflexione al respecto para darme una respuesta concreta.
  • Identifico cuán importante son para el cliente ciertas características del sitio como un sistema de gestión de contenidos.
  • Sé directamente si mi labor solo será de diseño/desarrollo o si el cliente también requiere asesoría en la redacción de textos o la toma de fotografías.
  • Ahorro tiempo escuchando charlas acerca de sus productos, cosa que en la etapa de evaluación no es muy relevante.
  • Conozco concretamente cuanto está dispuesto a pagar

El problema con los precios

Como puedes ver, en la parte final del formulario, pregunto al potencial cliente cuánto está dispuesto a pagar por el proyecto. Esto es de vital importancia dentro de mi estrategia para reducir el tiempo invertido innecesariamente en labores como la creación de propuestas económicas.

La estrategia más frecuente en el rubro del diseño web es consultar al cliente qué es lo que necesita, cuales son sus objetivos y las características que desea tener en su sitio, además de las referencias de sitios que le parezcan atractivos o inspiradores. Al menos esa es la estrategia que yo venía trabajando, pero tiene un gran problema en su naturaleza: El cliente siempre pedirá más de lo que necesita, o al menos, más de lo que está dispuesto a pagar.

Si me preguntas qué auto me gustaría tener, te diría que un Ferrari o un Audi de lujo, pero claramente no estaría en condiciones de solventar su costo. Lo mismo ocurre al preguntar a alguien cómo le gustaría que fuera su sitio web. Muchas cotizaciones que he enviado han sido rechazadas o simplemente no han recibido respuestas ya que el precio solo decía relación con las expectativas «ideales» del cliente, pero no con la realidad de su billetera.

Otra estrategia que he probado sin mucho éxito es la de empaquetar mis servicios en planes estándar, del tipo Sitio Simple, Sitio Avanzado y Sitio Pro (sólo por poner un nombre), pero esta estrategia tampoco ha funcionado del todo por 2 motivos principales:

  • El precio no está basado en el real valor que se entrega al cliente, ni al alcance total que el proyecto tenga.
  • Los precios fijos nunca funcionaron bien ya que generalmente cada proyecto es muy especial y raramente se cumplía con los requisitos estipulados en la descripción del plan.

Es por el fracaso de estas dos estrategias anteriores que ahora he decidido experimentar preguntando directamente al cliente cuánto está dispuesto a invertir. Haciendo esta simple pregunta, en conjunto con las otras, puedo encontrar un equilibrio entre el ideal del cliente y aquello que realmente puede pagar.

Esta estrategia está siendo recién puesta a prueba, por lo que no tengo claro si debería recomendártelo o no, pero por ahora lo que puedo decir es que el primer prospecto que pasó por este proceso, ha aprobado la cotización y comenzaremos a trabajar en los próximos días. Para llegar a esto no tuvimos nececidad de reunirnos y desde el comienzo tengo claro lo que ellos esperan de su sitio web y sé qué es lo que debo hacer para llegar a ello. 🙂

¿Cómo implementar algo así en WordPress?

Si lo deseas, también puedes implementar un formulario de este tipo para entender mejor a tus clientes y ahorrarte algunas reuniones. Déjame comentarte algunas ideas.

Google Drive

Como puedes apreciar en los pantallazos, el método que yo utilicé es bastante sencillo, simplemente cree un formulario en Google Drive (antiguamente llamado Google Docs).

Lo más interesante de los formularios generados por esta herramienta es que las respuestas son automáticamente guardadas en una hoja de cálculos (tipo excel), por lo que puedo revisarlas y eventualmente modificarlas si el cliente en algún email o conversación comenta algo que pudiera complementar alguna de sus respuestas iniciales.

Google Drive entrega un iframe por cada formulario creado para incluirlo en tu sitio, por lo que técnicamente lo único que hay que hacer es crear una página en WordPress, entrar en edición modo texto plano y pegar el código del iframe.

Mientras escribía este artículo, hice una pequeña búsqueda y encontré un plugin llamado WordPress Google Form cuya función es la de integrar formularios de Google Drive en WordPress con algunas opciones adicionales. No lo he probado aún, pero dada su descripción, posiblemente vuelva a integrar el formulario en mi sitio utilizando el plugin como base.

Contact Form 7

Otra opción disponible para realizar la misma operación, pero en un entorno 100% WordPress, sería crear un formulario con Contact Form 7 y complementarlo con el plugin multi step para añadir la funcionalidad de que el formulario se divida en partes.

De manera predeterminada Contact Form 7 te enviará un mail por cada vez que el formulario sea completado, sin embargo, puedes instalar el plugin Contact Form DB, que tomará cada envío realizado desde el formulario, y lo almacenará en la base de datos para que puedas acceder a las respuestas más tarde o descargarlas como un excel.

Gravity forms

Uno de los plugins que goza de mayor respeto y popularidad al día de hoy es Gravity Forms. Con él se pueden crear desde simples formularios de contacto hasta complejos formularios multi página e incluso un formularios dinámico para la solicitud de una pizza con características especiales como lo muestran en su sitio demo.

Aún no he tenido la posibilidad de utilizar este plugin en uno de mis sitios, pero eventualmente me veré en la necesidad de hacerlo, debido a la gran versatilidad que presenta.

A diferencia de las opciones anteriores, Gravity Form no es gratis. Su valor va desde los 39 a los 199 dólares, pero por su reputación y los comentarios que he escuchado y leído de personajes muy reconocidos, indican que vale cada centavo invertido.

 

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Hay 17 opiniones

    • Hola Francisco, aca en México pasa exactamente lo mismo, y me parece bastante acertada tu estrategia. Y considero que también se pudiera aplicar para otros servicios relacionados con nuestro trabajo, como diseño diseño de marca o cualquier otro proyecto creativo más complejo. Saludos y muy atinadas tus publicaciones.

  1. Me quedé pensando eso de que mostrarle opciones al cliente de precios, es como mostrarle los autos (desde el FiatUNO al Ferrari), y aunque no conteste la pregunta, el hecho de mostrarle la variedad ya es importante para que se dé cuenta él mismo, dónde está parado y qué está propuesta está dispuesto a tomar.

  2. Estoy empezando, he realizado algunos trabajos per son para personas allegadas, sin embargo este metodo me sera util para iniciarme con algunos otros nuevos clientes
    muchas gracias y muy bueno
    saludos !

  3. Francisco,
    muy interesante el experimento que nos cuentas en el artículo; de verdad me ha dado bastante que pensar los últimos días; empiezo a cansarme de las reuniones con prospectos que al cabo de unos días, luego de enviar la cotización, terminan con un «lo siento, se excede de mi presupuesto». Pérdida de tiempo, dinero y recursos.
    Como aporte, me parece que sería bueno que un formulario de ese tipo y para esos fines incorporase además preguntas como, por ejemplo, si es que necesita que el sitio sea administrable, y si así fuera, qué contenidos o secciones necesita el cliente que estén desarrollados de forma administrable.
    Tengo un par de preguntillas:
    1) ¿Cómo ha seguido tu experimento? ha pasado más de un año desde este post, y pienso que nos ayudaría mucho saber si es que te ha funcionado, si te ha llegado más clientes que antes por esta vía, etc.
    2) En tu opinión, ¿qué harías si, una vez que te ha llegado el formulario de un prospecto, luego de revisar los requerimientos y las $$ que está dispuesta a pagar, te das cuenta que el cliente pide mucho para lo que quiere pagar? ¿Lo descartas de entrada? ¿le explicas que lo que está pidiendo no se condice con lo que vale en $$ ? ¿o piensas en hacer un trabajo que esté en la línea de lo que él pueda pagar, o sea más básico, quizá no un CMS, etc? Sé que es una pregunta súper abierta, pero te agradecería mucho tu visión al respecto.
    Eso pues, muchas gracias por compartir tu experiencia y conocimientos con en resto de la comunidad; tu blog empieza a ser para mí un referente totalmente recomendable!
    Saludos!

    • En el formulario no le pido más información técnica de lo que quieren para su sitio, porque de momento solo quiero perfilar si son potenciales clientes o no, lo técnico ya lo veos una vez pasada la primera etapa.

      Ciertamente con estos filtros más de la mitad de los potenciales clientes se van, pero los pocos que pasan la prueba, son los buenos clientes. Es decir, menos prospectos, pero mejores.

      Con el tiempo si ha cambiado un poco, pero la idea es la misma. De hecho, cuando incluí este post como parte de mi libro, lo actualicé detallando la forma completa de cómo lo hago ahora y profundizando mucho en el porqué.

  4. Soy un estudiante de Diseño Gráfico y tengo finalizado la Programación Web, aun me queda por aprender y sobretodo en el ámbito profesional, pero Francisco, no tienes ni idea de cuanto me esta ayudando tus posts para quitarme (un poco) los miedos de lo que se me va a venir encima el año que viene.
    Muchas gracias.

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