¿Quieres que te traten como un profesional?

Hay una habilidad especial que todo independiente debe tener, para que sus clientes y colegas lo traten con el respeto que un verdadero profesional se merece.

En este artículo te diré cuál es esa habilidad y compartiré contigo algunos tips para poder mejorarla. Pero antes déjame contarte una experiencia.

Estudiantes en práctica

En APK Estudio constantemente recibimos e-mails de estudiantes de diseño que desean realizar su práctica profesional con nosotros y, también, de algunos freelancers interesados en ofrecer sus servicios.

Aunque nosotros no aceptamos alumnos en práctica y solo trabajamos con la ayuda de freelancers en ocasiones muy esporádicas, respondemos a todos los mensajes y dejamos guardados los datos de contacto de aquellos que llamen nuestra atención, por su portafolio y su profesionalismo.

Imagina esta situación: Estoy trabajando en un proyecto relativamente complejo, y necesito el apoyo de un diseñador junior, que me ayude con algunas tareas sencillas. Voy a mi historial de mensajes de estudiantes de diseño y reviso entre ellos para encontrar a alguien que pueda ser el ideal. Hay dos que llaman mi atención por la buena calidad de su portafolio, así que miro los mensaje que me escribieron, uno de ellos dice esto:

“Ola me llamo juanito soy estudiante de diseño grafico y vi en pagina web que hacen paginas web muy bonitas quisiera saver si ay una pozibilidad de acer mi practica profsional en suempresa??? espero respuesta”

Mientras que el otro mensaje dice esto:

“Buenas tardes.
Mi nombre es Juan, soy estudiante de diseño.

Les escribo porque vi su sitio web y me gustó mucho el portafolio que ustedes poseen, porque son el tipo de trabajos que a futuro me gustaría crear.

Dado que estoy en el último año de la carrera, necesito un lugar en donde realizar mi práctica profesional, y realmente me gustaría que fuera con ustedes, por lo que quisiera consultar si hay algún cupo disponible actualmente.

Adjunto mi portafolio con algunos trabajos realizados como estudiante para que puedan apreciar mi estilo.

Muchas gracias por su tiempo.”

Asumiendo que la calidad del portafolio es la misma para estas dos personas, ¿a cuál crees que contrataría?

Creo que con este ejemplo, ya te imaginas cuál es la habilidad que debes pulir para que te traten como un verdadero profesional.

Escribe bien

Gran parte de la comunicación directa que tendrás con tus clientes será por escrito, ya sea por correo electrónico, chat e incluso a través del texto que haya en tu propio sitio web. Así que debes asegurarte de escribir bien, o el cliente se llevará un horrible impresión de ti.

No es difícil. En serio.

No necesitas ser un Shakespeare o un Pablo Neruda para poder comunicarte correcta y profesionalmente por escrito con tus clientes y colegas.

Se trata, básicamente, de que evites cometer algunos errores muy frecuentes que pueden hacer que lo escribas parezca hecho por un niño o alguien poco profesional.

Aquí hay algunos puntos en los que debes fijarte:

1. Reduce las faltas de ortografía al mínimo

Una vez que las estudies un poco, te darás cuenta de que las reglas de ortografía no son tan complejas ni arbitrarias, de hecho, son bastante lógicas y fáciles de recordar.

Si no quieres estudiar o no tienes tiempo ahora mismo para hacerlo, puedes tomar la ayuda de tu editor de texto. Microsoft Word, por ejemplo, tiene un muy buen corrector ortográfico, pero no dependas de él en un 100 por ciento. Nunca será mejor que un ojo humano entrenado.

Cuando escribas una palabra y no estés seguro(a) de si lleva tilde o no, si es con ‘b’ o con ‘v’, si lleva ‘h’ o no, preguntale a Google, te sorprenderá ver cuánta gente ha hecho esa misma pregunta antes que tú y ha recibido respuestas muy acertadas.

2. Procura que tus frases tengan sentido

Cada texto que escribas debe llevar un relato, en donde una cosa lleva a la siguiente. En un e-mail, por ejemplo, comenzarás con un saludo, después pasarás a explicar un problema, y finalmente expondrás la solución que propones.

Debe haber una lógica al momento de leer un texto. Asimismo, cada frase y párrafo debe tener sentido en sí mismo.

Si el cliente te pregunta, por ejemplo, si prefieres la opción uno o la dos de una fotografía, no le respondas “sí”. No tendría sentido.

3. Usa comas y puntos seguido

Uno de los problemas que he visto con más frecuencia, incluso de parte de potenciales clientes, es que no saben donde poner puntos y comas para separar un texto.

Cuando el contenido de un email viene escrito sin estos elementos separadores, se siente, al leerlo, que la persona vomitó sus ideas encima del teclado e inmediatamente clickeo enviar, sin siquiera leerlo una segunda vez.

Debo admitir que no soy muy bueno en esto, de hecho, soy bastante malo, pero tengo un tip que te puede servir:

Lee el texto en voz alta, con la entonación en la que te gustaría que lo hiciera tu contraparte. Pon atención a tu voz al leerlo. ¿Hiciste alguna pausa? Allí debería ir una coma. ¿Después de esa pausa cambiaste de idea o comenzaste otra frase? Allí debería ir un punto seguido. ¿Después de la pausa comenzaste a hablar de otro tema? Allí debería ir un punto aparte.

4. Evita repetir palabras

Frases como “vi en su página web que hacen páginas web” suenan muy mal, principalmente, porque se repiten las mismas palabra muy seguido. Este error hará parecer que tienes un vocabulario muy limitado.

Evita, tanto como sea posible, que las mismas palabras queden juntas en una misma frase, te hará ver más culto y el texto se leerá más fluidamente.

5. Se amable, pero anda al grano

Está bien ser buena onda con tu interlocutor. Saludarlo, preguntar cómo está y dar un halago de cuando en cuando, es una muestra de buena educación, pero no caigas en la majadería, ya que puedes ser considerado(a) como un lamebotas.

Por otra parte, en estos días todos tenemos bloques limitados de tiempo, así que trata de ir al grano con tu idea, sin quitar demasiado tiempo de la persona que te está leyendo.

6. Pide a alguien que te ayude

Cuando escribas algo importante, es muy útil contar con un par de ojos adicionales que puedan ver los errores que tu mismo(a) no puedas detectar.

Pídele a algún colega, familiar o amigo que lea ese email importante antes de enviarlo. No confíes solamente en el corrector ortográfico de Word o en tu propia revisión. Llevas tantos minutos frente a ese texto que desarrollaste una ceguera perceptual ante los errores.

Si no tienes a nadie que pueda revisar por ti, levántate de la silla, sal a tomar aire unos minutos, prepárate un sándwich si quieres, cómetelo, lávate las manos, vuelve a sentarte y revisa nuevamente el texto. Con tu cabeza despejada y con tu vista descansada la labor se hará mucho más sencilla.

Hey, no soy un maestro de la literatura ni un poeta genio pero, con los años, siguiendo estos mismos consejos, he conseguido que mi forma de escribir mejore bastante y espero que te sirvan para conseguir lo mismo.

Ahora es tu turno. Antes de enviar el siguiente email a tu cliente, leelo de nuevo, revisa que no haya faltas de ortografía, que el texto tenga sentido, que haya puntos y comas donde corresponda, que no existan palabras repetidas, que sea un texto amable, pero directo al grano. Además, si es posible, pide a alguien más que lo lea.

Un abrazo,
@FranciscoAMK