Negocios, Reflexión | 8 de julio de 2015

Cómo pedir dinero a un cliente de manera profesional

Llevamos viviendo en esta casa desde hace unos cinco años y, hasta hace poco, todavía no habíamos hecho nada para hermosear el antejardín; principalmente, porque no estaba entre nuestras prioridades. Pero a finales del año pasado se dio la posibilidad de tomar acción al respecto, así que mi esposa comenzó a coordinar el trabajo. Todo estuvo a cargo suyo, desde decidir qué diseño aplicar hasta la elección del tipo de semillas y, por sobre todo, el contacto con el maestro que realizaría el trabajo.

Preparar el terreno, plantar pasto y cuidarlo para que crezca en buenas condiciones es un trabajo que requiere mucha dedicación, cuidado y tiempo. El proyecto le tomó al maestro un par de semanas de trabajo, así que durante ese tiempo lo vimos bastante seguido por acá.

Un día de esos, mi esposa tuvo que salir a hacer algunos trámites. Antes de salir, me explicó que ese día habían acordado con el maestro que se realizaría el segundo pago del encargo, para que tuviera preparado el dinero si es que me lo pedía, de lo contrario, se lo entregaría ella al día siguiente. Más tarde, el jardinero llegó, le abrí la puerta y se puso a trabajar como de costumbre.

Pasaron algunas horas cuando escuché que el maestro me llamaba y, al salir al patio, me contó que ya estaba listo el trabajo diario, que volvería al día siguiente para continuar y algún que otro detalle técnico sobre la tierra o las semillas.

Luego, comenzó a contarme algunas cosas de índole personal, como que su hija necesitaba comprar algunas cosas, por lo que él tenía que darle algo de dinero. Al principio, pensé que simplemente quería conversar, pero cuando llegó a la parte del dinero comprendí que todo era una forma de pedirme que le diera el pago.

Como noté lo complicada que era la conversación para él, le dije: «A propósito, mi esposa me contó que habían acordado un pago de $XXX para hoy. ¿Está correcto?». Respondió afirmativamente, así que fui a buscar el monto y le pagué lo acordado.

¿Por qué te cuento esto? Porque he visto que hay freelancers que hacen exactamente lo mismo: tienen un tabú al hablar de dinero, tanto así, que prefieren hablar sobre su condición económica para que el cliente, de manera inconsciente, recuerde que tiene que pagarles.

Tu situación no influye en el pago

Cuando vayas a pedir un pago a un cliente, asegúrate de hacerlo porque es lo que se había acordado o porque el alcance del proyecto ha aumentado. Nunca lo hagas porque necesitas el dinero.

Es cierto, todos hemos pasado por momentos en que estamos escasos de recursos y nuestra subsistencia depende de que el cliente nos pague. Sin embargo, poner esa situación sobre la mesa como un argumento para pedir dinero al cliente sólo nos hace ver poco profesionales.

Recuerdo cuando pedí mi primer aumento de sueldo, hace más de 10 años. Le dije a mi jefa, con todo el nerviosismo y la inseguridad del universo posados sobre mis hombros: “La verdad es que usted sabe que trabajo para pagar mis estudios, pero llevo dos años con el mismo sueldo y las cosas han subido de precio, apenas me alcanza para comprar un sándwich antes de entrar a clases…”. Qué argumento más malo.

Si me pongo en mis pantalones de aquel entonces, podría haber mencionado cuán valioso era mi aporte en la imprenta, la forma en que el workflow que creé ayudó a producir casi un 30% más y cómo los clientes quedaban mucho más felices con los diseños que yo hacía. Pero bueno, ese era mi yo de hace 10 años: inseguro, adolescente e inexperimentado.

El punto es este: la persona que te contrató para realizar un encargo está dispuesta a pagar por tu trabajo, no por ayudar a que tu situación mejore. Si eres un profesional, eso es algo que depende de ti.

Es cierto, puedes despertar empatía al compartir tus problemas, pero tu imagen de profesionalismo se verá afectada considerablemente.

Recuerda siempre que, cuando trabajas con un cliente, la relación es de igual a igual, donde tus servicios son tan valiosos como el dinero que el cliente paga. En ningún caso es una relación de subordinación en donde el cliente es el superior y tú el inferior.

Todo claro desde el principio

La mejor forma de evitar que tengas que entrar en conversaciones incómodas con respecto al dinero es dejando todo claro y por escrito desde el principio.

Antes de comenzar a trabajar en el proyecto, asegúrate de que tanto tú como el cliente tengan absolutamente claros cuáles serán los hitos de pago y a qué monto corresponderá cada uno de ellos.

Es cosa de humanos que olvidemos las cosas, no podemos juzgar a nadie por ello, pero cuando tienes el control del proyecto y está todo acordado desde el principio, puedes tomar la iniciativa y  decirle a tu cliente, sin tapujos: “Recuerde que, como lo acordamos, esta semana corresponde el segundo pago por el proyecto, aquí están mis datos para que realice la transferencia”.

No hace falta decirle cuánto necesitas el dinero, ni que a tu hija se le acabaron los pañales o que tu perro ya no tiene alimento. Sólo necesitas referirte a los acuerdos tomados, eso es lo que hacen los profesionales.

Está de más decir que este enfoque sólo funciona si respondes bien a los requerimientos del encargo. Sería realmente embarazoso pedir a tu cliente que se apegue a los acuerdos iniciales cuando tú mismo(a) no has sido capaz de cumplir con los plazos de entrega o la calidad mínima requerida. Si ese es tu caso, lo único que puedo recomendarte es hablar honestamente con tu cliente y juntos elaborar un plan para superar la situación.


Cuéntame: ¿Has tenido alguna vez una conversación incómoda sobre los pagos con tus clientes? ¿Has recurrido a usar tu situación personal como argumento para pedir dinero a un cliente? Los comentarios están abiertos para recibir tu opinión.

Un abrazo,
@FranciscoAMK

Editado por: Melissa Amaro P.

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Hay 31 opiniones

  1. Sii! Si me ha pasado!! Y es que, como escribes en tu post, hay un momento (yo creo que de todo freelancer) en que no quieres escucharte «malo» o «cobrador», y eso era lo que me pasaba a mi, pero poco a poco he ido aprendiendo que independientemente de que lo necesite o no, es un pago que me están dando por mi trabajo, no es ningún tipo de regalo ni mucho menos, así que estoy en todo mi derecho de pedirlo sin ningún remordimiento. Claro, siempre y cuando no exija nada que no me corresponde.

    Saludos!!

    • Sip. Llega un momento en la carrera de todo creativo en donde haces las paces con estas creencias tan erróneas como que cobrar es malo, o que el dinero es sucio y comienzas a hacerte respetar y en consecuencia, a respetar a los demás, incluidos colegas y clientes.

  2. muy buen tema y gracias por el tip, en mi caso prefería no decir nada y esperar a que el cliente decidiera por fin pagarme, sentía poco profesional cobrar por lo que ya habíamos pactado pero no encontraba la forma de cobrar sin sentirme mal, con esta presentación veo que tienes razón en cuanto que no estoy cobrando nada que no me corresponda y no hay necesidad de exponer asuntos que no tienen nada que ver con el negocio.

    Saludos desde Guatemala…

    • Una buena técnica es poner la solicitud de pago, justo después de una noticia buena, para que se reciba con el mejor de los ánimos. Por ejemplo: «Cliente, ya están listas las correcciones que habíamos acordado, por favor revisa que todo esté en orden en este enlace. A propósito, con esto cerramos la etapa de correcciones, lo cual significa que corresponde el segundo pago…».

  3. Tal cual, es una incomodidad, y es inconsciente, el sentirnos como un cobrador o un interesado en el pago única y exclusivamente, aun cuando sabemos no es así y hemos cumplido con los acuerdos del trabajo pautado. Para mi particularmente me es muy fácil hablar honestamente del resultado del trabajo, los imprevistos, las desviaciones, los correctivos, las decisiones tomadas buenas o malas y hasta de los errores cometidos que hablar del pago adeudado. Comparto que hasta me da muy mala sensación y es algo que siempre hablo con los colegas, que para los contratistas siempre es mas fácil recordar lo pactado en materia de cumplimiento de objetivos y metas del proyecto, y nunca del acuerdo de pago en fecha. Y si, es algo que todo freelance debe conocer como parte del trabajo y desarrollar como habilidad. Tal cual como dice el artículo y la opinión de la Sra Irais Guerrero, «es un pago que me están dando por mi trabajo, no es ningún tipo de regalo…»

  4. Claro que me ha pasado!
    Es una situación un poco embarazosa. quería preguntarte cuál es tu postura de en recordar al cliente vía correo electrónico. lo recomiendas o prefieres de manera personal o telefónicamente?

    • Depende de cómo lleves tu relación con el cliente básicamente y de cómo te sientas más cómo. En mi caso, casi toda la comunicación la realizo por email, incluso, luego de una conversación telefónica importante suelo enviar un reporte de las cosas conversadas.

  5. Muy cierto! Lo peor y más difícil, para mi, es cómo justificar los incrementos en el presupuesto final debidos principalmente a los continuos cambios y modificaciones por parte del cliente!

    • Para eso, lo mejor es dejar establecido desde un inicio cuales son los alcances del proyecto, y cada vez que el cliente pide algo que esté fuera de lo acordado decirle: «Esto excede lo que habíamos establecido, si quiere lo podemos aplicar ahora mismo, pero eso aumentará el costo del proyecto o lo podemos ver como items aparte una vez que hayamos concluido lo que ya teníamos planificado».

  6. Hola Tocayo!!!

    Wow!!! Como siempre, compartiendo tu sabiduria, esto aunque un tema sencillo es algo que le afecta a muchos.
    Pero nada mas cierto que: Si cumpliste con tu parte del trato, pues tu cliente debe cumplir con su parte tambien. Me siento con tanto derecho de recordar que debe pagarme de la misma manera en la que mi cliente me hizo su pedido.

  7. Definitivamente cuando empezamos la labor de cobranza es imposible, pero es una de las habilidades primordiales para sobrevivir, superarte y mas tarde formar una empresa. A mí me costó trabajo pero le aprendí a un amigo que me ayudo con las ventas tan importante es cumplir con el trabajo como cobrar, si tu trabajo es bueno el cliente pagará, mas si es pago a contra entrega, en mi caso como nos dedicamos solo a lo digital les entregamos y si no pagan les tumbamos su servicio, y la verdad son contadas con una mano las veces que la gente llega a ese extremo.

  8. Muy interesante tu nota y definitivamente a todos nos ha pasado, pero mientras leia me puse a pensar, y creo que es mas fácil hablar de pagos con los clientes y/o empresas serias, que te pagan con puntualidad, que hasta ni si quiera les tienes que recordar que te tienen que abonar cuando se termina el proyecto, o con simplemente enviarles un correo recordatorio; pero que pasa cuando el cliente no te paga, que ya no sabes ni que inventar para pedirles que te abonen, eso si es incomodo, y creo que a muchos nos a pasado, y una vez que te pagan, nunca mas volver a trabajar con ellos, lo que yo si he hecho.

  9. Buen artículo Francisco, saludos desde Perú. De hecho que a todos nos ha pasado ese momento incómodo cuando llega la hora de cobrar a un usuario y no sabes cómo, yo al principio realizaba trabajos con acuerdos verbales, y eso me generaba problemas con la demora del pago por el servicio brindado. En la actualidad todo acuerdo lo hago mediante documentos, estableciendo plazos y costos, eso hace que mi trabajo sea más profesional y formal. Esta formalidad ayuda en muchos aspectos, lo más resaltante es que muchos sabemos que un cliente pide más de lo acordado (por ejm. añadir un formulario en web, mejorar el diseño, etc.), y si tenemos un acuerdo documentado podremos decirle al usuario que ello no está en los acuerdos y si desea tendrá un costo adicional.

  10. Me gusto el artículo, quisiera aportar a la conversación: creo que todo debería fluir sin problema cuando ambos están satisfechos por el trabajo y como se llevó a cabo, tanto en plazos como en lo que deseaba el cliente, pero los problemas nacen cuando una parte no queda conforme, ya sea porque el profesional no entendió el requerimiento y trabajo sin llegar a lo que el cliente quería pero igual trabajo, como cuando el cliente no supo entregar la información clara o la fue modificando hasta llegar a cambiar todo… Como cobras cuando el cliente no quedo conforme con el resultado, porque al final igual se invirtió horas y trabajo, ya sea porque el profesional no entendió o el cliente no supo explicarlo ? Desde el lado del cliente como va a pagar si no quedo conforme, arriesgas que te castigue, no en el pago sino hablando mal de tu trabajo? Nuestro mercado es subjetivo y el cliente siempre puede estar viendo mejoras día a día en su solicitud y uno desea que quede conforme … Difícil el tema porque para unos puede haber cumplido como para otra visión quizás no, lo único que creo que sirve es ir hito por hito cerrando los temas, para que luego no impacto al proyecto total y tampoco impacto el bolsillo de ninguno de los actores, pues de no gustarle al cliente, te paga el avance, y puede cambiar de profesional como por el lado del profesional no pierde tiempo en un proyecto que cuyo resultado impactará mas que su pago final, sino su imagen, que es lo mas valioso en nuestra profesión del diseño… Saludos

  11. Que tema candente Francisco. Yo tengo miles de anécdotas, pero la peor es haberle dejado por escrito toda la forma de pago y el cliente negarme que no lo había leído. Puedo justificarlo si el pobre es analfabeto, pero era un profesional que se queria pasar de vivo. O sea que a veces dejamos todo por escrito pero algunos clientes no quieren leer. Igualmente esa persona dejo de ser mi cliente para siempre.
    Mejor poco y buenos, que muchos y malos.
    Saludos a todos desde Baires.

  12. Interesante tema! También me ha sucedido en mis comienzos.. hoy solo hago alguno trabajos como freelance. Pero ya mas firme a la hora de reclamar mi pago basándome en lo pactado y en algunas pautas de negocio porque al fin y al cabo termina siendo eso, un negocio. Hoy como trabajo en relación de dependencia tengo algunos derechos que enmarcan la relación. Pero he notado que alguno compañeros tienen un situación parecida a la que tu comentas en tu post. En verdad da para seguir con el tema

  13. Excelente enfoque! soy artista plástica y el arte es bastante difícil de cobrar aveces, no se si estoy valorando mi trabajo realmente ya que me dedico a tiempo completo , tengo mucha demanda pero no veo demasiado fructífera la parte económica…no se como valuarlo…hoy por ejemplo debo cotizar una pintura que me llevo bastante tiempo por ser difícil de ejecutar y sumado a que tengo un bebe que está 24 hs dependiente de mi , los materiales los puso el cliente y si cobro x hs ese trabajo pierdo la cuenta…como hago en estos casos??? Gracias!

    • Mona, buen día… Particularmente hay que comprender que tu trabajo es asentar un intangible en un bien tangible…

      Es muy importante que consideres primero que nada, cual es el costo de tu trabajo por horas… Tasarlo en base al aspecto estético es muy subjetivo… Desde el aspecto creativo también es complicado de explicar a un cliente de esta naturaleza… Te recomiendo establecer un costo base por hora para tu trabajo… Define algún tabulador basado en un mínimo de horas para realizar un proyecto, es decir, que te convenga invertir el tiempo de preparación y seguimiento del cliente. NUNCA COBRES POR MAQUILAR; SINO POR EL TIEMPO QUE VAS A INVERTIR EN DESARROLLAR CREATIVAMENTE EL TRABAJO ANTES; DURANTE Y DESPUËS DE TERMINAR LA OBRA. Una vez que tengas el costo por hora para tu trabajo, puedes manejar por ejemplo, el tiempo necesario para terminar un proyecto. Una pintura puede llevarte mínimo unas 40 horas de trabajo. Administra tu tiempo de entrega e indícale al cliente cuantos bocetos previos a la pintura o trabajo podrá manejar… No le des más de 2 o 3 versiones… Ahí también probarás que tan complejo será negociar con el cliente… Hay clientes que no vale la pena ni siquiera considerar su proyecto, porque en el arte hay dos tipos de cliente… El que sabe lo que quiere y el que pierde la cabeza… Normalmente encontrarás el segundo de forma común… Un buen cliente te entrega el proyecto, recibe tu cotización detallada de las etapas del proyecto y tiempo de entrega… el segundo regatea desde el principio, quiere intervenir en todo el proceso y siente que contrata el tiempo de alguien para que haga su idea, porque no tiene tiempo o porque no quiere hacerlo él mismo… Entiendo que los trabajos artísticos son escasos, pero si estudiaste para ello, es importante que encuentres a tu cliente perfecto. Tarda un poco pero vale la pena. A veces vale más la pena tener un empleo de medio tiempo en lo que encuentras a esos clientes y poco a poco hacer una transición, que pasar malos momentos con clientes ignorantes… Me dedico a la producción musical y dejé de trabajar para agencias de publicidad para conectar directamente con las marcas y corporativos. Pagan un poco más tarde que una agencia tradicional, pero a menudo compensa el cobro, facilidad de trabajo y sobre todo, relación a mediano y largo plazo.. Un saludo desde México…

  14. Sufro! cada vez que he de marcarle a un cliente moroso… En realidad no sabia como abordar la llamada. Y hasta nerviosa me ponía… Pero que importante eso… Acuerdos! es trabajo… y no es que me quede sin comer si no depositan… Ser profesionales… Gracias por poner hincapié en eso y saber que no les esta pidiendo uno prestado…

  15. Hola,

    Se agradece infinìtamente que compartes tu experiencia y conocimiento! Dios te siga Bendiciendo!

    Me imagino que estoy equivocada, pero por mi necesidad de hacerme conocer (la empresa), me veo en desventaja ante los Clientes por no tener aùn una infraestructura como los de la competencia y por eso trabajo con crèditos.

    Ya casi finaliza el año y necesito èsos pagos ! Me podràn dar idea de còmo redactarlo?

    Gracias!

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