Negocios, Reflexión | 5 de marzo de 2014

Mi fórmula secreta para ser un mejor freelance

La mayor parte de mi tiempo la dedico a diseñar y desarrollar sitios web para clientes directos a través de APK Estudio, empresa que creamos junto a mi esposa hace algunos años, sin embargo, ocasionalmente (aunque cada vez menos) desarrollo la labor de freelance para algunas agencias más grandes. A veces me contratan solamente para diseñar, otras veces para desarrollar un sitio que ellos han diseñado o a veces sólo para corregir ciertos detalles en los sitios de sus clientes.

Mi relación con estas agencias siempre ha sido buena, nunca me he visto en la necesidad de hacer contratos, ya que siempre han sido muy correctos conmigo, pagando cuando corresponde, respetando mis tiempos y mi trabajo. Del mismo modo, nunca he recibido quejas sobre mi labor, ya que siempre entrego los encargos a tiempo y con buena calidad y si alguno de estos dos factores no se pueden cumplir como corresponde, voy con la honestidad siempre por delante y aviso con anticipación si es que requiero más tiempo para una tarea, o si algún requerimiento está fuera de mi área de experticia.

En este contexto todo iba bien, no me podría quejar. Mi pensamiento era que ser freelance es algo positivo. Hasta que llego el momento en que yo tuve que contratar un freelance para un proyecto.

Mi percepción se derrumbó

Como seguramente ya sabes, mi área de especialización es el diseño web sobre WordPress,  sin embargo a principios de 2013 comencé con un proyecto en donde el requerimiento era desarrollar un sitio utilizando otra plataforma, por lo que mi decisión fue encargarme personalmente del diseño del sitio y sus contenidos, mientras que contrataría un freelance para el desarrollo.

Puse un anuncio en un buscador de oportunidades laborales y recibí varias propuestas, de entre las cuales me quedé con la más atractiva. No por el precio, sino por lo profesional que se veía el portafolio del freelance.

Nos pusimos en contacto, acordamos un precio, le entregué los archivos del diseño, le pagué un adelanto del 50% y acordamos que dentro de 2 semanas me entregaría el diseño integrado.

Durante ese tiempo, frente a mis preguntas la respuesta siempre fue «estoy trabajando en el sitio», por lo que yo no insistía, ya que estoy consciente gracias a mi experiencia de lo desagradable que es trabajar bajo presión. Para mi lo importante era que cuando fuera el momento de la entrega el producto estuviera listo.

Pasaron las 2 semanas y el desarrollo no estaba listo. La excusa fue que el proyecto era un poco más complejo de lo contemplado, que se requería una semana adicional para poder terminarlo.

Afortunadamente tenía algo de tiempo antes de la entrega al cliente por lo que no me hice problema. Soy consciente de que a veces los proyectos se complican un poco y se requiere más tiempo.

Pasaron 2 semanas más y no hubo ningún avance visible. Mis correos y mis llamadas telefónicas ya no estaban siendo contestadas y mi estress aumentaba cada vez más al darme cuenta de que el el plazo de entrega con el cliente estaba encima.

Finalmente, al ver que mis llamadas no estaban siendo atendidas y que mi estress (y enojo) me impedía hablar y tomar decisiones de la manera correcta, mi socia y esposa tomó cartas en el asunto. Llamó al freelance (desde otro número) y le hizo saber que necesitábamos el desarrollo terminado a la brevedad y acordaron que si no estaba disponible en 2 días, nuestro acuerdo se cancelaba y no le pagaríamos el saldo restante.

¿Puedes imaginar lo que sucedió?… nunca entregó nada.

Luego, en el tiempo record de 1 semana tuve que aprender a desarrollar para una nueva plataforma y sacar un sitio completo adelante con una calidad paupérrima. Tanto así, que finalmente entregué el sitio al cliente y no le cobré el saldo a modo de compensación por el retraso y la baja calidad.

El problema era yo

Con la historia que te estoy contando no pretendo dejar mal parada a esta persona. Es un ser humano igual que todos nosotros que seguramente tomó decisiones equivocadas en momentos que lamentablemente me dejaron a mí como principal perjudicado.

Pero el problema no era él, sino yo con mi buena experiencia y mi inocencia al pensar que cualquier otro freelance trabajaría bajo la misma lógica que yo lo hacía. No es que yo sea el freelance ideal, pero era mi única referencia real.

El problema de la forma de trabajo que desarrollé con este freelance fue mi excesiva confianza sin parámetros definidos para establecer responsabilidades y compensaciones en caso de no cumplirlas.

La ausencia de un contrato y un calendario de trabajo con avances y revisiones me pasaron la cuenta. Debí haber seguido más al pie de la letra los consejos de grafiscopio al respecto.

Decisiones importantes

A partir de esta experiencia tomé un par de decisiones que definen mi trabajo y también la forma de relacionarme con freelancers.

En primer lugar, la decisión más importante fue dedicarme sólo aquellas áreas en las que tengo real conocimiento de la labor a realizar. Verme envuelto en proyectos sobre temas que no manejo bien es algo que genera baste incomodidad, además de que es bastante difícil hacer una adecuada proyección para realizar un buen presupuesto.

Por otra parte también tomé la decisión de trabajar con freelancers bajo un contexto en el que yo tenga el control total del proyecto, esto significa que:

  • Se trabajará bajo un contrato
  • Las maquetas serán montadas siempre en mi servidor
  • Se fijará un sistema de revisión semanal o diario de avances según lo amerite el proyecto
  • Se trabajará pagando por horas trabajadas para proyecto de pequeña y mediana envergadura

Tú puedes ser un mejor freelance

Ahora  que conozco las 2 caras de la moneda, creo que estoy en condiciones de compartir contigo mi fórmula secreta que te ayudará a ser un mejor freelance:

Sé honesto

Si un encargo escapa de tu rango de conocimiento sé directo con el cliente, dile que es lo que ocurre y decidan en conjunto la mejor forma de llevar a cabo el encargo. Tal vez tú puedas recomendar a alguien para esa tarea en particular, tal vez el cliente te encarga la tarea de externalizar esa parte del trabajo o incluso decida encargársela a alguien más.

Si ves que el encargo está tomando más tiempo del presupuestado, deja que tu cliente se entere. Quizá pueda conseguir más tiempo para la entrega o tal vez delegue parte del trabajo a otra persona que colabore contigo. Hay muchas opciones disponibles y, todas ellas son mejores que enterarse de que no hay nada disponible el mismo día acordado para la entrega.

Lo mismo aplica si alguna parte del encargo te hace sentir incomodo o si sientes que las cosas que el cliente está pidiendo excede lo acordado inicialmente. Si planteas esta inquietud apropiadamente, el proyecto puede acotarse a lo estrictamente acordado en primera instancia o eventualmente se te pagará adecuadamente por las solicitudes adicionales.

Sé honesto también a la hora de negociar, a veces los presupuestos son holgados y puedes recibir bastante buenas ganancias, pero en ocasiones (sobre todo con las empresas más pequeñas) los presupuestos son bien reducidos. Ponte en el lugar de tu cliente y si llevan una buena relación y hay confianza de por medio, una pequeña rebaja no te hará daño. Siempre y cuando no sea un precio tan bajo que devalúe tu trabajo. Si la solicitud de rebaja llega a ese nivel, sé sincero y hazle saber al cliente que tu tiempo tiene un precio. Él entenderá.

La honestidad es la base de la confianza entre las personas, y los buenos negocios siempre están basados en la confianza y el respeto.

Una plataforma que me gusta mucho

Últimamente, cada vez que necesito contratar a un freelance, mi opción predeterminada es buscar en Workana. Esta plataforma es de mi completo agrado, no tanto por las posibilidades de filtro de propuestas, ni por la excelente presentación de los perfiles de usuario, en donde de acuerdo a los logros alcanzados, los frellancers van obteniendo puntuación, ni por su buen sistema de mensajería interna, sino por cómo ayudan tanto al cliente como al profesional a llevar a cabo el trabajo.

Una vez que el cliente decide trabajar con una persona, bajo un presupuesto y plazos definidos, éste deberá pagar a través de la plataforma de Workana el total del monto acordado, sin embargo, el freelance no recibirá nada hasta realizar una entrega parcial. Entonces un 50% del presupuesto será liberado para él y, tras la entrega final y previa aceptación del cliente, el 50% restante será entregado al freelance.

De este modo, el freelance sabrá desde el inicio que el dinero para pagar sus servicios está disponible, y por su parte, el cliente sabrá que su dinero está seguro hasta el momento de recibir entregas oficiales.

Cuéntame tu experiencia

¿Eres freelance o has tenido que contratar freelancers? Me gustaría saber cómo ha sido tu experiencia y qué métodos han funcionado mejor para ti.

Los comentarios están abiertos para que puedas expresarte 🙂

Crédito imagen: unsplash.com
PD: La mención a Workana no es parte de un patrocinio de su parte, sólo estoy hablando desde mi experiencia.