Negocios, Reflexión | 5 de marzo de 2014

Mi fórmula secreta para ser un mejor freelance

La mayor parte de mi tiempo la dedico a diseñar y desarrollar sitios web para clientes directos a través de APK Estudio, empresa que creamos junto a mi esposa hace algunos años, sin embargo, ocasionalmente (aunque cada vez menos) desarrollo la labor de freelance para algunas agencias más grandes. A veces me contratan solamente para diseñar, otras veces para desarrollar un sitio que ellos han diseñado o a veces sólo para corregir ciertos detalles en los sitios de sus clientes.

Mi relación con estas agencias siempre ha sido buena, nunca me he visto en la necesidad de hacer contratos, ya que siempre han sido muy correctos conmigo, pagando cuando corresponde, respetando mis tiempos y mi trabajo. Del mismo modo, nunca he recibido quejas sobre mi labor, ya que siempre entrego los encargos a tiempo y con buena calidad y si alguno de estos dos factores no se pueden cumplir como corresponde, voy con la honestidad siempre por delante y aviso con anticipación si es que requiero más tiempo para una tarea, o si algún requerimiento está fuera de mi área de experticia.

En este contexto todo iba bien, no me podría quejar. Mi pensamiento era que ser freelance es algo positivo. Hasta que llego el momento en que yo tuve que contratar un freelance para un proyecto.

Mi percepción se derrumbó

Como seguramente ya sabes, mi área de especialización es el diseño web sobre WordPress,  sin embargo a principios de 2013 comencé con un proyecto en donde el requerimiento era desarrollar un sitio utilizando otra plataforma, por lo que mi decisión fue encargarme personalmente del diseño del sitio y sus contenidos, mientras que contrataría un freelance para el desarrollo.

Puse un anuncio en un buscador de oportunidades laborales y recibí varias propuestas, de entre las cuales me quedé con la más atractiva. No por el precio, sino por lo profesional que se veía el portafolio del freelance.

Nos pusimos en contacto, acordamos un precio, le entregué los archivos del diseño, le pagué un adelanto del 50% y acordamos que dentro de 2 semanas me entregaría el diseño integrado.

Durante ese tiempo, frente a mis preguntas la respuesta siempre fue «estoy trabajando en el sitio», por lo que yo no insistía, ya que estoy consciente gracias a mi experiencia de lo desagradable que es trabajar bajo presión. Para mi lo importante era que cuando fuera el momento de la entrega el producto estuviera listo.

Pasaron las 2 semanas y el desarrollo no estaba listo. La excusa fue que el proyecto era un poco más complejo de lo contemplado, que se requería una semana adicional para poder terminarlo.

Afortunadamente tenía algo de tiempo antes de la entrega al cliente por lo que no me hice problema. Soy consciente de que a veces los proyectos se complican un poco y se requiere más tiempo.

Pasaron 2 semanas más y no hubo ningún avance visible. Mis correos y mis llamadas telefónicas ya no estaban siendo contestadas y mi estress aumentaba cada vez más al darme cuenta de que el el plazo de entrega con el cliente estaba encima.

Finalmente, al ver que mis llamadas no estaban siendo atendidas y que mi estress (y enojo) me impedía hablar y tomar decisiones de la manera correcta, mi socia y esposa tomó cartas en el asunto. Llamó al freelance (desde otro número) y le hizo saber que necesitábamos el desarrollo terminado a la brevedad y acordaron que si no estaba disponible en 2 días, nuestro acuerdo se cancelaba y no le pagaríamos el saldo restante.

¿Puedes imaginar lo que sucedió?… nunca entregó nada.

Luego, en el tiempo record de 1 semana tuve que aprender a desarrollar para una nueva plataforma y sacar un sitio completo adelante con una calidad paupérrima. Tanto así, que finalmente entregué el sitio al cliente y no le cobré el saldo a modo de compensación por el retraso y la baja calidad.

El problema era yo

Con la historia que te estoy contando no pretendo dejar mal parada a esta persona. Es un ser humano igual que todos nosotros que seguramente tomó decisiones equivocadas en momentos que lamentablemente me dejaron a mí como principal perjudicado.

Pero el problema no era él, sino yo con mi buena experiencia y mi inocencia al pensar que cualquier otro freelance trabajaría bajo la misma lógica que yo lo hacía. No es que yo sea el freelance ideal, pero era mi única referencia real.

El problema de la forma de trabajo que desarrollé con este freelance fue mi excesiva confianza sin parámetros definidos para establecer responsabilidades y compensaciones en caso de no cumplirlas.

La ausencia de un contrato y un calendario de trabajo con avances y revisiones me pasaron la cuenta. Debí haber seguido más al pie de la letra los consejos de grafiscopio al respecto.

Decisiones importantes

A partir de esta experiencia tomé un par de decisiones que definen mi trabajo y también la forma de relacionarme con freelancers.

En primer lugar, la decisión más importante fue dedicarme sólo aquellas áreas en las que tengo real conocimiento de la labor a realizar. Verme envuelto en proyectos sobre temas que no manejo bien es algo que genera baste incomodidad, además de que es bastante difícil hacer una adecuada proyección para realizar un buen presupuesto.

Por otra parte también tomé la decisión de trabajar con freelancers bajo un contexto en el que yo tenga el control total del proyecto, esto significa que:

  • Se trabajará bajo un contrato
  • Las maquetas serán montadas siempre en mi servidor
  • Se fijará un sistema de revisión semanal o diario de avances según lo amerite el proyecto
  • Se trabajará pagando por horas trabajadas para proyecto de pequeña y mediana envergadura

Tú puedes ser un mejor freelance

Ahora  que conozco las 2 caras de la moneda, creo que estoy en condiciones de compartir contigo mi fórmula secreta que te ayudará a ser un mejor freelance:

Sé honesto

Si un encargo escapa de tu rango de conocimiento sé directo con el cliente, dile que es lo que ocurre y decidan en conjunto la mejor forma de llevar a cabo el encargo. Tal vez tú puedas recomendar a alguien para esa tarea en particular, tal vez el cliente te encarga la tarea de externalizar esa parte del trabajo o incluso decida encargársela a alguien más.

Si ves que el encargo está tomando más tiempo del presupuestado, deja que tu cliente se entere. Quizá pueda conseguir más tiempo para la entrega o tal vez delegue parte del trabajo a otra persona que colabore contigo. Hay muchas opciones disponibles y, todas ellas son mejores que enterarse de que no hay nada disponible el mismo día acordado para la entrega.

Lo mismo aplica si alguna parte del encargo te hace sentir incomodo o si sientes que las cosas que el cliente está pidiendo excede lo acordado inicialmente. Si planteas esta inquietud apropiadamente, el proyecto puede acotarse a lo estrictamente acordado en primera instancia o eventualmente se te pagará adecuadamente por las solicitudes adicionales.

Sé honesto también a la hora de negociar, a veces los presupuestos son holgados y puedes recibir bastante buenas ganancias, pero en ocasiones (sobre todo con las empresas más pequeñas) los presupuestos son bien reducidos. Ponte en el lugar de tu cliente y si llevan una buena relación y hay confianza de por medio, una pequeña rebaja no te hará daño. Siempre y cuando no sea un precio tan bajo que devalúe tu trabajo. Si la solicitud de rebaja llega a ese nivel, sé sincero y hazle saber al cliente que tu tiempo tiene un precio. Él entenderá.

La honestidad es la base de la confianza entre las personas, y los buenos negocios siempre están basados en la confianza y el respeto.

Una plataforma que me gusta mucho

Últimamente, cada vez que necesito contratar a un freelance, mi opción predeterminada es buscar en Workana. Esta plataforma es de mi completo agrado, no tanto por las posibilidades de filtro de propuestas, ni por la excelente presentación de los perfiles de usuario, en donde de acuerdo a los logros alcanzados, los frellancers van obteniendo puntuación, ni por su buen sistema de mensajería interna, sino por cómo ayudan tanto al cliente como al profesional a llevar a cabo el trabajo.

Una vez que el cliente decide trabajar con una persona, bajo un presupuesto y plazos definidos, éste deberá pagar a través de la plataforma de Workana el total del monto acordado, sin embargo, el freelance no recibirá nada hasta realizar una entrega parcial. Entonces un 50% del presupuesto será liberado para él y, tras la entrega final y previa aceptación del cliente, el 50% restante será entregado al freelance.

De este modo, el freelance sabrá desde el inicio que el dinero para pagar sus servicios está disponible, y por su parte, el cliente sabrá que su dinero está seguro hasta el momento de recibir entregas oficiales.

Cuéntame tu experiencia

¿Eres freelance o has tenido que contratar freelancers? Me gustaría saber cómo ha sido tu experiencia y qué métodos han funcionado mejor para ti.

Los comentarios están abiertos para que puedas expresarte 🙂

Crédito imagen: unsplash.com
PD: La mención a Workana no es parte de un patrocinio de su parte, sólo estoy hablando desde mi experiencia.

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Hay 24 opiniones

  1. Francisco, Como estas?
    espero que bien!, me di el tiempo de leer entre lineas y tomar el contexto del post!

    creo que la responsabilidad es de los dos, no tanto tuya como dices, es posible llegar a lo que tu esperabas del Freelance, pero eso después de un proceso de conocer a la persona, sin duda el error fue entregar la pega y no controlar en esta primera instancia..
    yo trabajo con freelance y se a quienes hay que estar presionando y a quienes solo esperas el mail con el «Estamos Listo»

    Eso siempre depende del requerimiento o del proyecto.

    saludos y estamos en contacto!

  2. Genial post, estoy empezando en este campo, debido a diversas situaciones quede sin empleo y mi principal idea fue ser freelance. Es dificil debo admitirlo ¿Por que?

    Clientes con ideas preconcevidas por malas experiencias, competencia y bastante, incluso desleal al trabajar con precios ridiculos. El cambio en el ambiente laboral. Falta de trabajo constante.

    Pero en el fondo es bastante satisfactorio y espero poder dedicarme de lleno, poco a poco he construido una relación firme con 1 cliente (ejejje si muy pocos) que ha llevado a que el me haya entregado ya varios proyectos.

    Algo que te queria solicitar francisco, es si con tu experiencia nos regalas un post sobre como mejorar el uso del tiempo, particularmente se me ha dado muy duro esa parte.

    Muchas Gracias, saludos @mager19

    • Es muy cierto el punto sobre las ideas preconcebidas y las experiencias.

      Uno de los elementos que me hace parar las antenas y estar atento es cada vez que un potencial cliente me dice algo como «Necesitamos ayuda porque el diseñador anterior nos dejó con el trabajo sin terminar» o «la relación con el diseñador anterior fue pésima».

      Escucho esas frases y pienso que, si bien, es posible que se hayan topado con un diseñador muy poco profesional, pero es muy probable que gran parte del problema hayan sido los mismos clientes. Por eso trato de ser cuidadoso.

      Con respecto al manejo del tiempo…. UFF!!! Es un verdadero desafío para mí. Algo que todavía no consigo dominar. Aunque creo que me has dado una buena idea, probablemente debería probar algunas técnicas y compartir aquí mismo de manera pública los avances y qué funciona mejor para mí.

      Salu2

  3. Excelente reflexión Francisco, pero comparto lo que dice Esteban líneas arriba. La clave como dices en todo trabajo es la «confianza» y la «Honestidad».

    Saludos:
    @mmarinosg

  4. Me encanta tu post Francisco, la parte en que mencionas la reacción de tu esposa fue hilarante. Ahora puedo ver las dos caras de la moneda! Me encuentro empezando en Workana como freelance y si es algo complicado. Supongo que tengo que pasar las certificaciones y tener mucha paciencia a ver que sucede =)

  5. Estimado Francisco, mi contacto con usted fué reciente por medio de un grupo de WordPress en LinkedIn y ha sido muy estimulador todo lo aprendido en su blog y sus experiencias.
    En cuanto al modo freelance, hace 6 meses que estoy con este modo/estilo laboral y de vida. No ha sido fácil pero si muy satisfactorio en muchos casos.
    Me manejo con Workana y Nubelo (plataforma interesante pero muy limitada a diferencia de Workana) y ya tengo una buena reputación en ambas plataformas.
    Mi opinión sobre este punto de como tratar con los freelance, es muy personal, soy una persona muy comunicativa y sincera y no siempre recibo lo mismo del cliente. Han jugado mucho con mi tiempo en el tema de tiempo/pago lo cual influye en como uno puede acomodarse económicamente.
    Desde mi humilde opinión, el tema de plantear hitos de entrega para trabajos largos (mas de 3 días) es fundamental, esto hará al freelance esforzarse por cobrar ese hito. Tener en cuenta que el primer hito, no sea superior al 25-30%, ya que más sería tal vez un premio por no hacer nada, y menor es difícil que lo acepte como negociación.
    En mi situación actual, se me da que requiero de otros freelance pero me es difícil que comprendan que el proyecto es dependiente de ganar con las propuestas. Me transformaría en un «líder de proyecto» y no se si los freelance están preparados para trabajar de esta forma en la nube, donde un trabajo depende de todos y no solo de él.
    A nivel técnico manejo en forma básica-intermedia varios gestores de contenidos como WordPress, Joomla, Drupal, Prestashop, OpenCart, Magento (muy básico), etc. Soy un autodidacta empedernido y a veces el tiempo no me alcanza para aprender en profundidad todo lo que lleva cada gestor (cada vez mas complejo a nivel de investigación, cuando uno mas se entusiasma, mas para investigar, a veces no hay límites)
    Últimamente los proyectos son más avanzados (pasar PSD a WordPress, maquetación a Drupal, etc) y no logro coordinar un buen equipo freelance al igual de que me limita el miedo de que no me cumplan y al ser mi usuario como garante en esas plataformas, la valoración es mía la que está en juego y también el prestigio que he sumado por mi cuenta.
    En fín, creo que su decisión es muy buena en base a la experiencia vivida, también es resguardar su reputación hacia los clientes. Y tener en cuenta que no siempre el que mejor portfolio tiene, es el mejor freelance, los más humilde, podemos ser más leales antes las dificultades y ser sinceros para poder cambiar el rumbo a tiempo.

    Voy a seguir sumando conocimiento con sus escritos y espero continuar en contacto.
    Muchas gracias
    Leonardo Grabow
    Buenos Aires – Argentina

    • El articulo estuvo excelente, he tomado nota tanto de el como de tu concejo, también estoy iniciando en workana y no he podido ganar ul proyecto de sitio web, sera que mis propuestas son malas no son las adecuedas? Algunas recomendaciones para mejorarlas? O sera mi portafolio? Que no demuestra que digo ser lo que el cliente necesita. Espero sus respuestas. Gracias.

  6. Solo decir que es mejor tener este tipo de malas experiencias con alguien que no conoces de nada de internet, me pasó algo semejante pero con una persona conocida y es la sensación de tomadura de pelo es mucho mayor, porque te acabas enterando por diferentes (Facebook de amigos en común, etc) medios que la persona en cuestion está haciendo de todo menos trabajando en tu proyecto.
    He de reconocer que tengo bastante responsabilidad en el hecho, porque doy por sentado que cuando uno es freelance la meta es terminar rápidamente el trabajo y entregarlo perfeco al cliente para poder entrar con tranquilidad en otro proyecto, pero no obviamente no todos pensamos así y hay quien acepta sin pestañear proyectos para los que no tiene las habilidades o el tiempo necesario para realizarlos.
    Normalmente doy plazos de entrega teniendo ciertos márgenes, por cualquier eventualidad que pueda surgir, en este caso en concreto a base de cafés pude cumplir con el plazo estipulado, pero pasar por toda la situación fue un auténtico infiermo.

  7. Me encantó el articulo! En estos momentos estoy reinventandome como trabajador ya que quiero ganar calidad de vida y tranquilidad, y decidi apostar al teletrabajo. (ayer miercoles 28/09 lo decidi.)
    Aprovecho tu experiencia y si no es molestia, consultarte sobre el sitio workana que mencionas. Sin querer lo descubri a traves de la diseñadora grafica con la que trabaje en todos mis proyectos, y queria saber si alguna vez has realizado alguna propuesta, o en tu caso, ademas de lo mencionado, que debe tener una propuesta para ser atractiva y ser elegida?. Mi area de labor es marketing y ventas. (mas alla de que sepa escribir textos atractivos, siempre es bueno ver otros puntos de vista.)
    Confieso que me da un poco de miedo ofrecer mis servicios en forma «virtual». Siempre trabaje muy duro y en mi ciudad (y algunas ciuades vecinas) tengo muy buena reputacion, por todos los proyectos y emprendimientos que realice…. pero… como transmito eso a quien quiera contratarme? (no he desarrollado mis habilidades como profesional «online» aun.)

    • Gracias Leo 🙂
      la verdad es que solo he postulado a un proyecto en Workana y fui elegido, por lo cual no tengo mucha referencia para decir qué es lo que debe tener una buena propuesta. Como alguien que ha contratado freelancers, lo más importante para decir cuál profesional elegir es ver cuánto entiende de mi solicitud y qué tan claramente se comunica.

      • Excelente, muchas gracias!
        Hay veces que cuesta hallar esa «mistica» que se genera en una relacion de trabajo. Entiendo lo que valoras a la hora de elegir… por eso (la menciono nuevamente) a la diseñadora con la que trabajo, lo unico que necesito es decirle: «balsdjafdsfaj» y automaticamente diseña lo yo tenia en la cabeza. Esas cosas son unicas! el entendimiento de lo que se pide.
        Es de gran utilidad los dos puntos de importacia que destacas.
        Voy a comenzar a desarrollar mi perfil en workana! y ver si puedo generar la confianza que me tienen a la hora de trabajar face to face.
        Gracias Francisco!
        Un saludo cordial y buena semana!

  8. Hola!
    Me encanto tu post
    Llevo tiempo enviando propuestas y no he tenido ninguna respuesta, no sé que puedo hacer, no tengo portafolio, pero deseo hacer un trabajo de calidad, me importa mucho la responsabilidad

    Podrías darme un consejo por favor

  9. Lei todo lo publicado soy profesional en el area de diseño web, debo admitir que me ha costado conseguir un proyecto en la plataforma de workana. La responsabilidad es compartida.. uno le da las pautas a seguir al cliente, que nos envie la informacion de la web. Nosotros nos encargamos de arte cosas asi.. entonces pasa que el cliente se olvida que mando a realizar una pagina web. Entonces se da el caso que uno tarda como de 3 a 5 dias en subir el contenido mas el arte! Mas instalando plugin nesesarios.. toca la revision por el cliente y tarda como de 5 dias a para verlo y dar sus observaciones y correciones. En este tiempo ya ha transcurrido 2 semanas. Y practicamente el proyecto dura un mes en realidad. Otros clientes que son organizados ya tienen todo listo! Y fino uno llega y crear la pagina lo mas pronto posible tardandote la semana completa mas 2 dias mas y el cliente esta ansioso de verlo. Claro lo ve y se tarda 3 dias en hace las correciones. Bien y entonces uno como diseñador tarda como de 3 a 5 dias en esto tiempo ya se fueron las 3 semanas en proyecto. Ademas como trabajador independiente.. tenemos un horario. Ponte de 8 am a 5pm. Y ya las noches ya es tiempo para uno. Y tambien los fines de semana. Tampoco el cliente puede pretender que una pagina web este lista en 1 semana. Siempre existe detalles que van a corregir.. y ademas no es el unico proyecto en el que se estara trabajando..! La idea de pagar por horas es buena.. ya que si yo dedico 2 semanas en el proyecto. Me enfermo porque somos humanos notifico al cliente. Que ya la fecha se va extender por tal razon.. entonces ya uno tiene asegurado que las horas que trabajaste no fueron en vano.. y uno va la carniceria pide la carne y la paga una vez.

  10. Aprecio mucho tus publicaciones Francisco. Agradezco que haya gente como vos, dando consejos de campo y experiencia enriquecida con relatos de casos reales.

    Este semana conocí este concepto, nuevo para mi, sobre freelance y estoy entusiasmada con ingresar al mercado.
    Llevo años estudiando muchas cosas (música, computación, inglés, Higiene, Seguridad y medio ambiente en el trabajo) y no había encontrado el modo de poder potenciar mis conocimientos, ya que trabajo para el estado en Argentina y cumplo funciones limitadas.

    Voy a continuar informándome con tu ayuda y espero poder sacar provecho en corto tiempo.
    Saludo Atte.

  11. Francisco muchas gracias por el posteo.
    Es la primera vez que comento algun escrito pero me llamo la atencion la calidad humana que se siente detras de tus palabras. Soy diseñadora publicitaria y Lic. En publicidad pero nunca ejerci de forma profesional. Luego fui mamá y postergue aun mas el comienzo de mi carrera laboral y ahora quiero retomar este pendiente. Comenzare el proximo mes un curso de comunnity manager para poder actualizarme y poder ofrecer conocimientos vigentes. Abri una cuenta en workana recientemente y tengo mucho entusiasmo, me ofrezco en proyectos sencillos hasta que me sienta segura de poder dar un poco mas. No quiero fallarle a ningun cliente que confie en mi. Pero tambien siento que es poco lo que ofrezco y dudo de que en algun momento comiencen a contratarme.
    Solo queria compartir mi experiencia y agradecer estos consejos que tomare en cuenta y pondre en practica si tengo la oportunidad.
    Bendiciones. Saludos cordiales.
    Vasquez Yamila.

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