Herramientas para ayudarte a ser más productivo

¿Has tenido días en que pese a estar varias horas frente al computador haciendo un sinfín de cosas, sientes al final de la jornada, que no has conseguido avanzar en nada?

Yo sí, muchas veces.

En esos días me pregunto constantemente ¿cómo puedo conseguir ser más productivo? ¿De qué manera puedo sacar el máximo provecho a mi tiempo y alcanzar mejores resultados?

Ciertamente no tengo la respuesta definitiva acerca de cómo lograr ser 100% productivo y eficiente, de hecho, no creo que nadie la tenga, porque es algo muy personal que varía demasiado para cada persona, sin embargo, me he topado con algunas herramientas (todas ellas gratuitas) que realmente han tenido un impacto sobre mi forma de trabajar y quiero compartirlas contigo.

1. Stay Focusd

Ésta es una extensión de Chrome muy útil, sobre todo si tienes la mala costumbre de visitar sitios que te hacen perder el tiempo cuando deberías estar trabajando.

En la pantalla de configuraciones puedes ingresar las URLs de estos sitios y la extensión se encargará de bloquearlos para que no puedas acceder.

Pero no se trata de un simple bloqueo, se trata más bien de poner un límite al tiempo que pierdes en esos sitios, ya que puedes decidir cuánto es el tiempo total que tienes permitido ingresar a las URLs bloqueadas y durante qué horas aplica la restricción.

En mi caso tengo bloqueados Fabebook y Twitter de lunes a viernes entre las 9 y las 19hrs. Dentro de este horario sólo puedo ingresar a esos sitios por un máximo de 5 minutos y, una vez agotada la cuota diaria, cada vez que intento ingresar me encuentro con una pantalla que amigablemente me dice “¡Hey! ¿No deberías estar trabajando?”

No es que la aplicación sea implacable e impida ingresar a las redes sociales del todo, basta con abrir una nueva pestaña de incógnito o abrir otro navegador para poder acceder, pero ese no es realmente el punto. El punto de este complemento es concientizarte de cuántas veces (habitualmente sin pensarlo) entramos en sitios irrelevantes sólo para perder el tiempo y escapar de lo que realmente debiéramos estar haciendo.

2. Toggl

Así como Stay Focusd nos ayuda a estar conscientes del tiempo perdido en redes sociales u otros sitios, con Toggl podemos ser conscientes de cuánto es el tiempo que realmente trabajamos.

Toggl es una aplicación web (que también tiene su versión de escritorio) que es básicamente un cronómetro, al cual podemos poner play cada vez que comenzamos una tarea y stop o pausa cada vez que nos detenemos. A cada periodo de tiempo registrado en Toggl se puede  asignar el nombre de la tarea realizada, el proyecto al cual pertenece e incluso el nombre del cliente.

De esta manera podemos tener documentado cuánto tiempo invertimos en cada proyecto, y también, cuanto es lo que trabajamos cada día.

Gracias a esta aplicación es que descubrí que, si bien paso prácticamente todo el día sentado frente al mi computadora trabajando, realmente las horas trabajadas no suelen superar las 5, y también gracias a Toggl es que puedo documentar y estar consciente de que, por ejemplo, el proyecto de rediseño y reesctructuración de mi sitio ha tomado más de 70 horas de trabajo.

3. Trello

Trello es una aplicación web cuya funcionalidad es bastante sencilla, pero que usada con creatividad e inteligencia puede llegar a ser muy poderosa.

En trello lo que tienes son pizarrones (boards), y dentro de cada pizarrón tienes diferentes listas, y dentro de las listas tienes tarjetas (cards) que puedes mover a tu antojo de una lista a otra.

En mi caso, uso un board diferente para cada proyecto, y dentro de cada proyecto, una lista representa el estado de cada tarea (card). Por ejemplo, al comienzo de un proyecto, todas las tarjetas estarían en la lista «por hacer» y a medida que el proyecto avanza, estas deberían ir pasando a la lista «haciendo» y luego a la lista «hecho».

Otro uso que hago de trello es el que se muestra en la imagen. Para organizar junto a Natalia los artículos que publicamos en el newsletter y en el blog de APK Estudio tenemos este board, al cual tenemos acceso ambos, y a través del cual nos enteramos del estado en que cada artículo está y también podemos compartir ideas sobre nuevos artículos o temas a tratar.

4. YouCanBook.Me

Es un verdadero lío ponerse de acuerdo con otra persona para fijar la fecha y hora de una reunión. Generalmente envías un mensaje diciendo «yo puedo mañana a las 8» y la contraparte responde que justo está ocupada a esa hora «¿qué tal a las 12?», pregunta, y tú respondes que ya tendría que ser para el día siguiente, y así sigue la conversación durante varios mails más.

¿Qué tal si te ahorras todo ese trámite y dejas que la persona elija un horario dentro de los espacios libres en tu agenda? Eso es precísamente lo que YouCanBook.Me hace.

Esta aplicación web crea para tí un calendario único, en donde tú eliges las horas disponibles y los días en que quieres que las personas agenden reuniones contigo. Una vez que una persona solicita una cita contigo, esto inmediatamente se registra en tu google calendar y esa hora deja de estar disponible para otras citas.

Es un ahorro de tiempo muy relevante el que puedes conseguir con YouCanBook.Me. Aquí hay una muestra de mi calendario.

5. Hall

Dejé lo mejor para el final 😉

Hall es una app web (con sus versiones móviles y de escritorio) que permite crear diferentes grupos de chat, para conversar sobre temas específicos ya sea con una o más personas.

La forma en que yo ocupo Hall es crear un grupo de chat por cada proyecto en el que trabaje e invitar al cliente a participar usando esta aplicación para comunicar todo lo relacionado al proyecto.

Puede parecer algo sencillo, pero creeme que ha tenido un impacto tremendo, sobre todo si trabajas en más de un proyecto al mismo tiempo con un mismo cliente.

Antes de usar Hall, la comunicación la realizaba mediante correo electrónico, lo cual funcionaba, pero se convertía en un verdadero lío al tratar de buscar en qué email se había dicho qué cosa. Imaginate esa misma situación cuando trabajas con ese tipo de clientes que envía un correo cada 1 hora, cada uno con un asunto diferente… uf!

Hall me ha permitido mantener a mis clientes ordenados, conservando la comunicación por una única vía, directa y eficiente.

Actualización: Hall fue adquirido por otra compañía. Es muy probable que las características ofrecidas por esta aplicación, sean trasladadas a HipChat, un servicio muy similar, creado por Atlassian, la empresa que compró Hall. Yo por mi parte me cambié a Slack.

No dependamos de las herramientas

Si bien es cierto que estas herramientas que he mencionado han sido de gran ayuda, no debemos depender de ellas, lo que realmente nos hace más productivo no son las herramientas sino nuestra determinación, la disciplina y las decisiones que tomamos sobre cómo y en qué invertimos nuestro tiempo.

Piensa que cualquier persona en el mundo, incluso los más exitosos, sólo tienen 24 horas cada día, igual que tú y que yo. La diferencia está en la forma en que ellos invierten ese tiempo.

Decide invertir tu tiempo en las cosas que importan, en aquello que traerá los mayores resultados y tienen el mayor significado y verás, que el final del día, estarás cada vez más cerca de alcanzar tus objetivos.

Un abrazo,
@FranciscoAMK