Negocios, Reflexión | 31 de enero de 2018

Evita proyectos interminables separando cambios de correcciones


Notice: Undefined offset: 0 in /home/francisc/public_html/wp-content/themes/FranciscoAMK-2017/single.php on line 42
También puedes escuchar este artículo
Abrir en otra ventana

Cuando estamos trabajando en algún proyecto para un cliente, es común que, debido a innumerables rondas de revisión, el tiempo de desarrollo sea mucho más extenso de lo que se planificó originalmente.

Esto lo sé por mi propia experiencia, por mensajes que he recibido de parte de suscriptores y por posteos que he visto en grupos de diseñadores en redes sociales.

A tanto llega el tema que incluso hay bromas que se han hecho bastante populares porque generan una identificación en quienes hemos pasado por esa situación.

El hecho de que esto sea un problema generalizado no significa que sea un problema que no podamos evitar o, al menos, minimizar considerablemente. Para ello, según mi experiencia, la clave está en tener un proceso bien establecido y aprender a diferenciar lo que es un cambio de lo que es una corrección.

El proceso de trabajo

Tener un proceso de trabajo establecido es muy relevante ya que convierte cada proyecto nuevo en una serie consecutiva de etapas a desarrollar. Estas etapas deberían estar diseñadas para ir atendiendo la necesidad del cliente desde lo más general a lo más específico.

Podríamos decir que se trata de comenzar con una comprensión general de los requerimientos para llegar a una plan de trabajo específico y, posteriormente, ejecutar ese plan.

Si miras mi proceso de trabajo notarás que esto es precisamente lo que intento hacer, hablando primero de los objetivos del cliente, decidiendo luego los pasos a seguir para cumplir con ellos y, finalmente, ejecutando esos pasos.

Al hacerlo de esta forma y trabajar en conjunto con el cliente nos aseguramos de que antes de abrir Sketch o Sublime sepamos claramente qué es lo que vamos a hacer y no sea una sesión improvisada. Además así sabemos que lo que vamos a hacer ya cuenta con aprobación, por lo que podemos proceder con confianza.

Una vez que ya hemos realizado la parte práctica del trabajo, es decir, ya hemos hecho el diseño y/o escrito el código, es momento de presentar el resultado al cliente y entrar en lo que se conoce como una ronda de revisión.

Una ronda de revisión es básicamente una sesión en donde en conjunto con el cliente revisamos lo que hemos hecho y éste tiene la chance de realizar comentarios y solicitar correcciones.

¿Qué es una corrección?

Se entiende como corrección toda aquella modificación que haya que aplicar sobre el trabajo realizado debido a un error o una perdida de foco durante su ejecución. Es decir, si hay una falta de ortografía, una foto pixelada o un texto con una fuente tipográfica que no corresponde, se debe corregir. Además, si el color que usamos en los botones no llama suficientemente la atención para invitar a los visitantes a hacer click, si el tamaño del texto dificulta la lectura o si un efecto que usamos en el menú se sale de la estética de la marca, también se debe hacer una corrección.

Una corrección se trata de solucionar errores y también de aplicar mejoras que permitan acercar el trabajo cada vez más al objetivo planteado desde el inicio.

¿Qué es un cambio?

Dentro de una ronda de revisión también podemos encontrarnos con ocasiones en donde el cliente nos pide cambios y, estos cambios, son los que habitualmente hacen que un proyecto tarde más de lo esperado.

A diferencia de las correcciones, un cambio es una solicitud de modificación sobre el trabajo realizada que no necesariamente se enmarca en lo establecido en las etapas anteriores. Aquí nos referimos especialmente a solicitudes que no están bien fundamentadas o que pueden escapar al alcance del proyecto.

Veamos las dos opciones:

Cambios sin fundamento

No es poco frecuente que un cliente nos pida cambiar cosas solo porque sí: Cambiar la fuente tipográfica, agradar el logo, poner su color favorito, etc.

Son cambios que no tienen una asociación directa con el objetivo que busca el proyecto, como por ejemplo, cuando nos piden agrandar el logo pero eso no dice relación alguna con obtener más suscriptores (asumiendo que ese es el objetivo).

Debemos intentar evitar este tipo de cambios, ya que son una perdida de tiempo y de enfoque que no nos acercan para nada al éxito que se busca con el proyecto.

Si el cliente comienza a solicitar este tipo de cosas, lo ideal es pedir que nos explique de qué manera esto nos acerca al objetivo planteado y evaluar en conjunto si vale la pena destinar tiempo, energía y dinero en ello.

No se trata de ser fundamentalista al respecto y negarse de inmediato, sino de ser razonable y demostrarle al cliente que pensamos en el éxito de su proyecto por sobre todas las cosas.

Cambios fuera del alcance

Esto también tiende a ocurrir con bastante frecuencia: El cliente ve que eres muy capaz en tu trabajo, eso despierta su creatividad y comienza a imaginar todas las cosas que podrían hacer juntos. Entonces surgen cosas como ¿Y si le agregamos un carrito de compras? ¿Y si le agregamos un tour 360º por la oficina? ¿Y si ponemos el sitio en tres idiomas? ¿Y si eso y aquello…?

Este tipo de cambios son algo de lo cual alegrarse. Deberíamos estar felices de que el cliente nos lo plantee, sin embargo, no deberíamos decir simplemente que sí, deberíamos aceptar la invitación, pero dando prioridad a lo que ya está en camino.

Lo plantearía más o menos de esta forma: «Sí señor cliente, suena muy interesante, dejémoslo anotado como una de las cosas en las que podemos trabajar después completar el proyecto en el que ya estamos embarcados.»

Nuevamente se trata de demostrar al cliente que nuestro foco principal es el éxito de su proyecto, que estaríamos felices de seguir trabajando en conjunto, pero una cosa a la vez, ya que de lo contrario perderemos foco y seremos menos efectivos. Además se trata de cosas que no estaban especificadas en la solicitud inicial, por tanto deberían ser pagadas aparte.

Si tenemos un proceso de trabajo claro y aprendemos a diferenciar entre correcciones y cambios, para aceptar los primeros y disminuir tanto como sea posible los segundos, conseguiremos que nuestros proyectos sean un poco más predecibles en términos de su tiempo de desarrollo.

No se trata de eliminar los cambios en un 100% ni de volverse una persona que no entra en razón, sino de ser profesional y enfocarse en lo mejor para nuestro cliente y su proyecto. Al menos eso es lo que yo intento hacer.

¿Tienes experiencia con cambios y correcciones? Compártela en los comentarios.

Un abrazo,
FranciscoAMK